La posta serve a far arrivare i messaggi, non a conservarli. I file di interesse aziendale non vivono nella tua casella, vivono nelle cartelle condivise create apposta.
Quando ricevi un documento – un contratto, un’offerta, un file sensibile – scaricalo e spostalo dove il team può trovarlo. Se resta allegato a una mail esiste solo per te: sepolto in un thread, invisibile a chi ne ha bisogno, perso il giorno che cambi ruolo o svuoti la casella.
Un archivio è un posto dove gli altri sanno cercare. La tua inbox non lo è.