Dopo aver gestito un messaggio, toglilo dalla casella. Se ti torna utile conservarlo, raccoglilo in una cartella: la corrispondenza personale, un progetto che segui, un fornitore con cui parli spesso.
Non costruire un labirinto. Ogni cartella in più è una decisione in più: una quando archivi, una quando cerchi. Non abusarne, affidati alla ricerca. Il tuo client trova in un secondo ciò che tu ritroveresti a fatica in dieci cartelle annidate.
I tag sono un’altra cosa. Se il tuo client li supporta, usali per segnare le azioni – da fare, in attesa, da rileggere – non per archiviare. La cartella dice dov’è un messaggio; il tag dice cosa devi farci. Confonderli riempie la posta di etichette che presto non dicono più niente.